Wie priorisiert man Arbeit?

Question

Ich bin derzeit an zwei Projekten beteiligt. Beide Projekte, an denen ich arbeite, haben eine ganze Reihe von Aufgaben, die ich für kritisch halte. Ich habe den beiden Projektleitern gezeigt, dass ich nicht in der Lage bin, die Arbeitslast zu bewältigen, und ich habe eine Sicherungskopie angefordert - aber am Ende haben sie nur einen Teil des Arbeitsplans verschoben.

Wie würden Sie Ihre Arbeit zwischen den beiden Projekten priorisieren oder ihnen die Nachricht übermitteln, dass ich überlastet bin?

Derzeit arbeite ich nur während der Bürozeiten und bringe die Arbeit nicht wie vorher nach Hause, weil ich merke, dass die Arbeitsbelastung so groß ist, dass ich jeden Tag nach den Bürozeiten arbeiten muss.

Answer 1

Ihr Manager sollte Ihnen sagen "50% für dieses Projekt, 50% für dieses Projekt" oder "30% für dieses Projekt, 70% davon". Teilen Sie Ihre Zeit auf (am besten wochenweise, so dass Sie einer Aufgabe mehr Zeit widmen können), und arbeiten Sie während der Zeit, die dem Projekt zugewiesen wurde, an der höchsten Priorität für jedes Projekt.

Answer 2

Lassen Sie Ihren Manager zwischen den beiden priorisieren.

Wenn das nicht funktioniert Blockieren Sie die Zeit für die beiden Projekte, sagen Sie drei Stunden pro Tag auf einer und drei Stunden pro Tag auf der anderen Seite.

HTH.

prost,

Rob

Answer 3

Es ist hart, wenn Sie an zwei Projekten mit zwei verschiedenen PMs arbeiten.

Haben Sie einen Auftrag für diese Aufgabe?

Haben Sie einen Vorgesetzten, an den Sie sich wenden können, um herauszufinden, wie Sie Ihre Zeit am besten verbringen oder Vorkehrungen/Anpassungen treffen?

Answer 4

Kommunikation ist der Schlüssel. Ein Trick, den ich verwendet habe, ist, mit einer priorisierten Liste hineinzugehen und zu sagen: "Dies ist die Reihenfolge, in der ich die Aufgaben durchführe. Ist sie korrekt oder haben Sie irgendwelche Änderungen, die Sie gerne machen würden?" Dann melden Sie sich täglich bei Ihrem Manager an und zeigen Sie die Liste an. "Ich konnte die Items 1, 2 und 3 fertigstellen, aber es gibt ein Problem mit 4 (erklären), also habe ich mit # 5 angefangen. Willst du meine Prioritäten ändern?"

Je nach Situation kann ein Manager Hilfe bei der Verwaltung benötigen. Es gibt Dinge, die Sie tun können, um die Situation zu verbessern.

Answer 5

Vielleicht eine Sache zu versuchen wäre, Ihren Kalender (Outlook oder Google) mit beiden Projektmanagern zu teilen, damit sie die Tatsache sichtbar machen können, dass Sie nur an einer Sache zu einer Zeit arbeiten können.

Sie können ihre eigenen Projektpläne, aber ich wette, sie haben Ihre Arbeitsbelastung auf beiden Plänen nicht überprüft. Wenn Sie ihnen Ihren Kalender zeigen, müssen sie damit rechnen, dass ihr Plan nicht die Realität widerspiegelt.

Answer 6

Schließlich müssen Sie Ihrem Chef sagen, dass Sie zu viel haben, aber es ist schwierig zu tun, ohne zu klingen, als würden Sie jammern.

Ich würde vorschlagen, eine Aufgabenliste zu erstellen, sie in einen Zeitplan zu setzen und dann Ihren Chef bitten, die Arbeit mit Ihnen zu priorisieren. Hoffentlich lösen Sie Ihre Arbeitslast und werden gleichzeitig proaktiv erscheinen.

Der Schlüssel ist zu priorisieren ....

Viel Glück :)

Answer 7

Stellen Sie sicher, Ihre Aufgaben granular genug sind, so dass Sie anständig genaue Schätzungen auf sie setzen können.

Berechnen Sie Ihre Kapazität auf einer wöchentlichen oder vierzehntägigen (SCRUM wie) Basis (80% -85% oder so, nie mehr) und übermitteln Sie dies an sie.

Sobald Sie sich einig sind, wie viel Prozent Sie teilen sollten Sie für Projekt A vs. Projekt B ausgeben. Sie können herausfinden, wie viele Tage jeder von ihnen in Ihrer nächsten Entwicklungszeitbox (Sprint) hat.

Legen Sie sie in einen Raum, und sie können jeweils Elemente in der Entwicklungszeitbox einfügen. Ziehen Sie einfach die Schätzung des Artikels von der gesamten Kapazitätsaufteilung für Sie in diesem Zeitraum ab und sobald sie Null erreicht haben, war es das. Wenn sie andere Funktionen wünschen, löschen sie andere Funktionen aus der Liste zugunsten anderer.

Es wird sie aktiv verstehen lassen, dass Sie nicht alles können und ihnen dennoch die Kontrolle darüber geben, was in den nächsten Entwicklungszyklus gehen soll oder nicht.

Stellen Sie nur sicher, dass Sie Ihre Schätzungen übertreffen (mal 3.0!) Und dass Ihre Aufgaben ausreichend verfeinert sind.

Answer 8

Wenn du ein Projekt-Management-Tool verwenden, würde ich so etwas wie tun ...

• Erhalten Sie Personen, die Ihnen die beste und detaillierte Spezifikation möglich zu geben. ;-) (Ja, würden wir das nicht alle mögen?)
• Dann isolieren, was genau Sie tun müssen und umreißen die erforderlichen Schritte.
• Zusammen mit den erforderlichen Schritten, kleben Sie eine Zahl (X Tage, Stunden) auf jeden Artikel. Vorsichtig beim Beurteilen. Ich gehe nicht davon aus, dass du nicht weißt, wie lange du etwas tun musst, ich sage nur, dass Dinge schief gehen und manchmal ein kleines Problem einen Tag weg isst.
• Lassen Sie Ihre Projektmanager entscheiden, was Sie zuerst tun sollten. Denn dafür ist ein Projektmanager zuständig. Sie müssen das Zeug entscheiden und es von deinem Rücken bekommen. Es ist nicht wirklich deine Verantwortung.
• Halten Sie sich an den Plan!

Das letzte Bit ist irgendwie kritisch. Mit all der Planung, die ich mache, was mich abstößt, sind unvorhergesehene Probleme, die ich zwischendurch beheben muss. Sie neigen immer dazu, mehr Zeit aufzusaugen und dann wird es unordentlich, weil die Leute oft nicht sehen und erkennen, dass Sie an etwas anderem gearbeitet haben, aber was sie sehen, ist, dass Sie Ihre Frist nicht einhalten können.

Frage ist - tun Sie diese Dinge dazwischen, oder nicht.

Ich weiß nicht, Ihre Situation, aber wenn Sie auf diese beiden Projekte für das gleiche Unternehmen arbeiten, haben die Menschen um Sie sich von diesen Fragen schützen und vorne und den Leuten sagen, dass wenn Sie tun A, B wird leiden/warten müssen. Könnte auch helfen, beide Projektmanager in den gleichen Raum zu bringen, damit sie miteinander reden können und sich der Situation bewusst sind.

Am Ende geht es sehr, sehr viel um Disziplin und proaktive Kommunikation. Lassen Sie die Leute sofort wissen, wie sich eine Veränderung im Fokus auf die Arbeit auswirken wird, die getan werden muss.

Und trinken Sie nicht zu viel Kaffee und versuchen Sie, einen nervösen Brecher/Geschwür oder ähnliches zu vermeiden. :-)

Answer 9

Wenn die Projektmanager Ihnen angesichts Ihrer Arbeitslast unrealistische Fristen geben, dann drücken Sie zurück oder eskalieren Sie. Zu den Aufgaben eines Projektleiters gehört es, die Erwartungen der Kunden des Projekts zu erfüllen. Wenn sie das nicht tun, machen sie ihre Arbeit nicht.

Es gehört zu den Aufgaben eines Projektmanagers, die Erwartungen der Kunden im Einklang mit den verfügbaren Ressourcen zu erfüllen, um die Arbeit zu erledigen. Wenn man ihnen zulässt, dass die Zuweisung zu niedrig ist, hat das keinen Vorteil. Wenn Sie einen Zeitplan mit geringem Ballast akzeptieren, werden Sie als nicht den Erwartungen entsprechend wahrgenommen, so dass die Wahrnehmung Ihrer Leistung leidet. Wenn Sie zurückstoßen, werden Sie möglicherweise als unkooperativ empfunden. Mehr oder weniger ist der Konflikt unvermeidlich, so dass es relativ wenig zu verlieren gibt, wenn man seine Zeit ausdrückt.

In der Welt der PM ist die Lieferung alles. Der größte Teil der Arbeit des PM in einer Unternehmensumgebung versucht, Ressourcen zu beschaffen, um die Aufgabe zu erledigen, mit unzureichenden Ressourcen auszustatten und Leute, die keine direkte Autorität haben, dazu zu bringen, Dinge zu tun, die für das Projekt benötigt werden. Der archetypische Projektmanager ist ein Tyrann (Entschuldigung für jeden PM, der das liest), aber dies ist eine notwendige Fähigkeit, um Projekte in jedem Umfeld mit bestehender Politik und Verantwortung ohne Autorität zu verwalten. Ein Großteil der Arbeit des Premierministers besteht darin, endlos zu pushen und zu drängen, unbeteiligte Dritte dazu zu bringen, Dinge zu tun, die sie nicht wirklich tun wollen.

Sie können zurück drücken. Die Projektpläne sind flexibel und die Erwartungen können verwaltet werden. Meistens probiert die PM es gerade aus. Bleiben Sie standhaft mit Ihrer Zeit und seien Sie bereit zuzugeben, dass Sie Ihre Schätzungen aufgeschoben haben, wenn Sie falsch liegen. Wenn es länger gedauert hat als du gesagt hast, sei vorne dabei.

Wenn Sie das Management in die Priorisierung der Arbeit einbeziehen müssen, stellen Sie sicher, dass es einen Papierpfad der Prioritäten gibt und stellen Sie sicher, dass es an alle beteiligten PMs und Stakeholder weitergeleitet wird. You are the pig and they are chickens.

Answer 10

Zuerst erhalten Sie das Buch, http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done, die in der Tat ein CPU-Scheduling-Algorithmus für das menschliche Gehirn ist.

Zweitens lesen Joels Painless Software Zeitplan, http://www.joelonsoftware.com/articles/fog0000000245.html

Answer 11

Wenn die Projekte die gleiche allgemeine Strömung haben, eine klare Trennung zwischen den Projekten machen, als Chris Marasti-Georg und Rob Wells vorschlagen. Legen Sie die Hälfte oder ganze Tage pro Projekt ein - Sie haben Recht damit, den Kontextwechsel zu vermeiden.

Wenn die Projekte unterschiedliche "Crunch-Phasen" und Release-Pläne haben, muss dies offensichtlich dynamisch angepasst werden. Im schlimmsten Fall müssen Sie stattdessen eine Funktion für A beenden und dann eine Funktion für B abschließen.

In jedem Fall beide PMs auf einen Tisch bringen. Am Ende ist es ihre Aufgabe, Prioritäten zu setzen und herauszufinden, wie man sich aufteilt. Wenn sie nicht miteinander umgehen, müssen Sie es zu ihrem "gemeinsamen Chef" eskalieren.

Answer 12

Holen Sie Ihre zwei Projektmanager in den gleichen Raum und sagen Sie ihnen, dass Sie eine Liste von Prioritäten benötigen ... Lassen Sie sie sortieren, wo in der Liste die aktuellen Aufgaben und neue Aufgaben hinzugefügt werden sollen.

Idealerweise sollte einer von ihnen die Liste besitzen, aber wenn das nicht gelingt, müssen sie zumindest erkennen, dass es eine Liste gibt und dass sie sie teilen.

Ich glaube nicht, dass 50% -Rollen funktionieren, also müssen Sie sie als eine Aufgabe behandeln und an den verschiedenen Aufgaben in der Reihenfolge der Priorität arbeiten.